أرشفة الصادر والوارد إلكترونيًا: نظام بسيط لمراسلات الشركة ومستنداتها
خطاب وصل من البنك، وعقد عاد موقّعًا من مورد، وشهادة خبرة طلبها موظف: كيف تحفظ مراسلات شركتك الصادرة والواردة في أرشيف إلكتروني واحد، وتجد أي خطاب بكلمة أو رقم مكتوب داخله؟
أرشفة الصادر والوارد إلكترونيًا تعني أن كل خطاب أو مستند يدخل شركتك أو يخرج منها يُمسح ضوئيًا أو يُحفظ ملفًا رقميًا، ثم يُصنَّف بنوعه وصاحبه، فيصبح الوصول إليه ممكنًا بأي كلمة أو رقم مكتوب داخله. لا تحتاج لذلك نظامًا معقدًا ولا موظفًا متفرغًا؛ تحتاج طريقة ثابتة يلتزم بها الجميع، وبرنامج أرشفة إلكترونية يقرأ ما تضعه فيه. في هذا المقال نشرح الطريقة خطوة بخطوة، وكيف يطبّقها برنامج ذاكرة عمليًا.
لماذا تضيع المراسلات في أغلب الشركات؟
المشكلة في الغالب ليست في كثرة المستندات بل في تفرّقها. أصل الخطاب الوارد من البنك في درج المدير، وصورته في محادثة واتساب، ونسخته الممسوحة على جهاز موظف الاستقبال باسم لا يدل على شيء مثل «scan_0042». وحين يُطلب الخطاب بعد سنة يبدأ البحث من الصفر.
الأرشفة الإلكترونية تعالج ذلك بثلاثة أمور: مكان واحد لكل المراسلات، وتصنيف موحّد، وبحث يصل إلى النص داخل الملف لا إلى اسمه فقط. وللصورة الأشمل اقرأ دليلنا عن الأرشفة الإلكترونية.
ما الذي يجب أن يفعله برنامج أرشفة الكتب الصادرة والواردة؟
قبل أن تختار برنامج أرشفة المستندات لمراسلاتك، تأكد أنه يغطي هذه الأساسيات:
- استقبال سهل: من الماسح الضوئي والجوال وتنزيلات واتساب، دون نقل كل ملف يدويًا.
- تصنيف واضح: نوع المستند وصاحبه وتاريخه، وتاريخ انتهائه إن وُجد.
- بحث داخل النص: حتى في الخطابات الممسوحة ضوئيًا، بالعربية والإنجليزية.
- سرية وصلاحيات: فليس كل موظف بحاجة إلى رؤية كل خطاب.
- حماية من الضياع: نسخ احتياطي، وسلة محذوفات يمكن الاسترجاع منها.
الوارد: من الماسح الضوئي إلى الأرشيف في خطوة واحدة
في ذاكرة يبدأ كل شيء من قسم «الوارد». اسحب إليه ملفًا أو مجلدًا كاملًا، فيقرأ ذاكرة محتواه ويقترح نوع المستند وصاحبه وتاريخ انتهائه، ثم تعتمد الاقتراح أو تعدّله. ولتختصر العمل اليومي:
- مجلد مراقب للماسح الضوئي: اجعل الماسح يحفظ فيه، فيصل كل خطاب ممسوح إلى الوارد.
- مجلد مراقب لتنزيلات واتساب: يلتقط المستندات التي تصلك عبر واتساب.
- التصوير بالجوال: صوّر الخطاب بجوالك عبر رمز QR.
- صيغ متعددة: PDF والصور وWord وExcel وPowerPoint وملفات البريد الإلكتروني.
- كشف المكررات: يكشف ذاكرة الملف المكرر إن وصلك الخطاب نفسه مرتين.
ويُربط كل مستند بصاحبه: الشركة نفسها، أو فرع، أو موظف. أما الجهات التي تتعامل معها من موردين وعملاء وبنوك وجهات حكومية، فلها في ذاكرة قسم خاص يجمع ما لك وما عليك تجاه كل منها.
ويأتي ذاكرة بأنواع مستندات جاهزة، وتستطيع أن تضيف أنواعك بنفسك؛ فإن أردت فصل المراسلات عن الرخص والعقود فأضف نوعين مثل «خطاب وارد» و«خطاب صادر».
الصادر: خطابات الشركة وحزمة مستنداتها
الشق الثاني من المراسلات هو ما يخرج من الشركة، وهنا يقدّم ذاكرة أمرين عمليين:
- خطابات جاهزة: خطابات تعريف وشهادات خبرة بشعار شركتك وختمها، تبقى في ملف الموظف مع وثائقه.
- حزمة الشركة: ملف PDF واحد بمستندات الشركة، جاهز للبنك أو المناقصة، بدل جمعها ورقة ورقة.
أما الخطابات الصادرة التي تكتبها في برنامج آخر، فاحفظ نسختها النهائية الموقّعة في ذاكرة مثل أي مستند، تحت نوع «خطاب صادر». وإن كان على الخطاب رقم مرجعي فابحث بهذا الرقم تجد الخطاب، لأن ذاكرة يقرأ نص المستند نفسه.
البحث: اكتب ما تتذكره فتجد الخطاب
قيمة الأرشيف تظهر يوم تبحث فيه. في ذاكرة تكتب كما تتكلم، مثل «عقد إيجار الفرع» أو «آيبان حساب الرواتب»، فيظهر المستند المطلوب مع تظليل الكلمة داخل الصفحة. ومن أدوات البحث فيه:
- قراءة ضوئية بالعربية والإنجليزية معًا، حتى داخل ملفات PDF الممسوحة.
- استخراج الأرقام المهمة تلقائيًا: الآيبان والرقم الضريبي والسجل التجاري ورقم الهوية والمبالغ.
- تواريخ ميلادية وهجرية.
- بحث سريع من أي مكان في ويندوز.
وتتم القراءة الضوئية على جهازك بمحرك ويندوز المدمج، فلا يُرفع أي خطاب إلى الإنترنت لقراءته.
السرية والصلاحيات والمزامنة
بعض المراسلات لا ينبغي أن يطّلع عليها الجميع، مثل خطابات الرواتب والإنذارات والعقود. لذلك يوفّر ذاكرة:
- تمييز المستندات السرية، مع 21 صلاحية و4 أدوار جاهزة تحدد ما يراه كل موظف.
- قفلًا تلقائيًا عند الغياب.
- سلة محذوفات مع الاسترجاع.
- نسخًا احتياطيًا مشفّرًا برمز من 24 حرفًا.
وإن كانت المراسلات تُستقبل في أكثر من مكتب، فإن «نسخة الشركة» تزامن الأجهزة عبر شبكة المكتب أو مجلد سحابي مشفّر أو فلاشة، والجهاز الرئيسي يوافق على كل جهاز جديد ويحدد ما يصله.
خطوات عملية لتبدأ هذا الأسبوع
- حدّد أنواع مراسلاتك، وأضف ما ينقص منها إلى أنواع المستندات.
- اضبط الماسح الضوئي ليحفظ في المجلد المراقب.
- أدخل الأرشيف القديم على مراحل: اسحب مجلدًا كاملًا إلى الوارد وراجع الاقتراحات.
- حدّد الصلاحيات قبل أن يبدأ الموظفون الإضافة.
- اعتمد قاعدة واحدة: لا خطاب يُرسَل أو يُحفَظ في الدرج قبل أن يدخل الأرشيف.
ولترتيب بقية أوراق الشركة بالطريقة نفسها، اقرأ مقالنا عن أرشيف مستندات الشركة.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين برنامج أرشفة المستندات وحفظ الملفات في مجلدات؟
المجلد يعرف اسم الملف فقط، أما برنامج الأرشفة فيقرأ النص داخل الملف ويصنّفه ويربطه بصاحبه، فتجده بأي كلمة أو رقم مكتوب فيه.
هل يصلح ذاكرة برنامجًا لأرشفة الكتب الصادرة والواردة؟
يستقبل ذاكرة الوارد ويصنّفه ويتيح البحث فيه، ويُصدر خطابات التعريف وشهادات الخبرة بشعارك وختمك. أما الخطابات الصادرة الأخرى فتحفظ نسختها الموقّعة فيه مثل أي مستند.
هل يبحث البرنامج داخل الخطابات الممسوحة ضوئيًا؟
نعم. يقرأ النص في الصور وملفات PDF الممسوحة بالعربية والإنجليزية معًا، ويظلل الكلمة في الصفحة.
هل تُرفع مراسلاتي إلى الإنترنت؟
لا. القراءة الضوئية تتم على جهازك، ولا يغادر أي مستند جهازك إلا إن اخترت المزامنة عبر مجلدك السحابي المشفّر.
الخلاصة
نظام الصادر والوارد الناجح بسيط: مكان واحد، وتصنيف ثابت، وبحث يصل إلى ما داخل الخطاب. ابدأ بالوارد اليومي، ثم أدخل الأرشيف القديم على مراحل. وإن أردت أن ترى ذلك عمليًا، فتعرّف على ذاكرة وشاهد صوره من داخل البرنامج.
